Реферат : Текст як основа службового документа 


Полнотекстовый поиск по базе:

Главная >> Реферат >> Остальные работы


Текст як основа службового документа




МІНІСТЕРСТВО ОСВІТИ І НАУКИ УКРАЇНИ

ОДЕСЬКА ФІЛІЯ КИЇВСЬКОГО УНІВЕРСИТЕТУ КУЛЬТУРИ

Реферат на тему:

Текст як основа службового документа

Виконала

Студентка ІІ курсу

Факультету

Менеджменту і бізнесу

За фахом ДМ – 23

Денного відділення

Рєзнікова Світлана

Керівник

Старший викладач

Марчук О.І.

Одеса 2007

ЗМІСТ

  1. І. Поняття до мови і стилю

  2. ІІ. Вимоги до тексту службового документа :

  • текст;

  • рівні стандартизації документів;

  • правила підготовки тексту документа;

  • оформлення таблиць;

  • заголовок;

  • додаток.

І. Поняття до мови і стилю.

У роботі з документами велику роль відіграє словесне оформлення рішень, дій, зв’язків. Мова не є пасивним фіксатором прийнятих рішень, а виконує активну стимулюючу роль в управлінській діяльності.

Офіційно-діловий стиль має специфічні відмінності від розмовного мовлення та інших стилів літературної мови. При підготовці тексту документа слід дотримуватися таких основних принципів: об’єктивності змісту та нейтральності тону, повноти інформації та стислості викладу, типізації мовних засобів і стандартних термінів. Службові документи, як правило, оформляються від імені юридичної особи установи або її структурного підрозділу.

Більшість документів складається від третьої особи, причому займенники змінюються іменниками (не “я прошу”, а “інститут просить”). У службовій документації неприпустимі діалекти, жаргони.

Мова службових документів повинна відповідати таким вимогам:

  • Дотримання норм офіційно-ділового стилю і сучасної літературної мови, перш за все тих із них, які допомагають висловити думку більш чітко і повно.

  • Наявність слів, які вживаються переважно в офіційних документах, що закріпилися в адміністративно-канцелярському мовленні (“належний”, “вищевказаний” та ін.).

  • Використання термінів і професіоналізмів, у першу чергу юридичних і бухгалтерських.

  • Широке вживання складних відіменних прийменників, що виражають стандартні аспекти змісту, наприклад “з метою надання допомоги”, “у порядку надання допомоги”.

  • Обмежене вживання ускладнених синтаксичних побудов – речень з дієприкметниковими і дієприслівниковими зворотами, з різного роду репліками.

Стислість викладу досягається шляхом заміни складних речень простими, а також за допомогою усунення дієприкметникових і дієприслівникових зворотів і вживання загальноприйнятих скорочень.

ІІ. Вимоги до тексту службового документа.

Текст. Текст є головним елементом документа, що містить сукупність речень, послідовно об’єднаних змістом і побудованих за правилами певної мовної системи. Текст є засобом відтворення зв’язного мовлення, тобто висловлювання, пов’язаного однією темою, основною думкою та структурою. При створенні тексту документу повинні виконуватися певні вимоги, найголовніші з яких – достовірність та об’єктивність змісту, нейтральність тону, максимальна стислість і, водночас, повнота інформації.

Текст документу повинен бути точним, тобто він не повинен містити в собі подвійного значення слів та висловів. Точність вимагає співвідношення змісту висловлювання з реальністю. Вона залежить від вміння висловлювати однозначно думки, вживаючи слова, словосполучення, речення відповідно до норм літературної норми.

Текст складається з таких логічних елементів:

  • Вступу (зазначається привід, що став причиною укладання документа, викладається історія питання та інші).

  • Доказу (викладається суть питання: докази, пояснення, що супроводжуються цифровими розрахунками, посиланнями на законодавчі акти та інші матеріали).

  • Закінчення (формулюється мета заради якої складено документ).

Текст, що складається з самого закінчення, називається простим, а той, що містить інші логічні елементи, - складним. Залежно від змісту документів застосовується прямий (вступ, доказ та закінчення) чи зворотній (спочатку викладається закінчення, потім доказ, вступ відсутній) порядок розташування логічних елементів.

При складанні тексту документа мають виконуватися вимоги, найголовніші з яких - достовірність та обов'язковість змісту, нейтральність тону, повнота інформації та максимальна стислість, що досягається викиданням осіб, які не несуть смислового навантаження.

Достовірним текст документа є тоді, коли в ньому не допускається подвійне тлумачення слів та виразів.

Повним називається такий текст документа, зміст якого вичерпує всі обставини справи.

Переконливим є такий текст, який веде до прийняття адресатом пропозиції або виконання прохань, викладених у документі. Переконливо складений діловий лист може прискорити прийняття управлінського рішення, запобігти назріванню конфлікту.

При оформлені службового документа необхідно пам'ятати, що його автор є не службовою особою, а юридичною - підприємство, установа або організація.

Це покладає велику відповідальність на його укладачів та виконавців, форми вираження інтересів юридичних осіб повинні відповідати нормам адміністративного права.

Усі якості тексту існують у взаємозв'язку та взаємозалежності - текст не може бути переконливим без достатньої повноти і т. д.

Правильно складеним є лише той діловий папір, який написано офіційно-діловою мовою.

У стилістичному відношенні ділове мовлення відрізняється суворою логічністю міркування, послідовністю та переконливістю.

Текст будь-якого документа складається з логічних елементів: вступу, доказу, закінчення. У вступі адресат готується до сприйняття теми (зазначається привід, що призвів до укладення документа, викладається історія питання і т. ін.). У доказі викладається суть питання (докази, пояснення, міркування, що супроводжуються цифровими розрахунками, посиланням на законодавчі акти й інші матеріали). У закінченні формулюється мета, за ради якої складено документ. Вона може бути активним чи пасивним.

Активне закінчення точно зазначає, яку дію має виконувати адресат. Мета закінчення - проінформувати адресата про якийсь факт, обставину тощо.

Текст документа, що складається з одного закінчення, називається простим, а той що містить ще й інші логічні елементи - складним.

У залежності від змісту документів застосовується прямий або зворотній порядок розташування логічних елементів. У першому випадку після вступу іде доказ і закінчення. При зворотному порядку - спочатку викладається закінчення, а потім доказ. Вступ у таких документах відсутній.

Рівні стандартизації документів. За вступом викладу матеріалу документи можна поділити на дві категорії: документи з високим рівнем стандартизації; документи з низьким рівнем стандартизації.

Документи з високим рівнем стандартизації складаються за затвердженою формою.

Уніфікація як один з напрямків регіоналізації документів у наш час втілюється в розробці й застосуванні на практиці типізованих та трафаретних текстів.

Типізація текстів - процес створення тексту — зразка, тексту стереотипу, на основі якого можуть бути збудовані тексти аналогічного змісту, що відповідають подібним управлінським ситуаціям. При цьому мають бути як найточніше зображені основні конструкції й формування тексту зразка. Типові тексти як правило оформляють у вигляді спеціальних збірників.

Трафаретизація текстів - процес поділу всієї інформації групи однорідних документів на постійну і змінну наступним включенням постійної інформації до бланка документа. Отже, трафаретні тексти - це дослівне відтворення постійної інформації групи документів з пропусками для подальшого заповнення конкретного документа.

У документах з низьким рівнем стандартизації добір слів та словосполучень кожен раз залежить від конкретних ситуацій. За способом викладу документи з низьким різнем стандартизації прийнято поділяти на розповіді, описи, міркування.

У розповіді йдеться про події (явища, факти) у тій хронологічній послідовності, в якій вони відбувалися в дійсності (автобіографія, пояснювальна записка, замітка, протокол ).

В описі характеризуються явища (предмет, люди, події) з перерахуванням ознак, властивостей, особливостей (опис-характеристика, наказ, звіт, постанова).

Міркуванням називається вид тексту, в якому визначення, думки і висновки розкривають внутрішній зв'язок явищ, як правило, доводять визначену тезу. Розрізняють два основні вида доказів:

- дедуктивний, коли думка розвивається від загального до часткового, та

-індуктивний у якому думка спрямована від окремих фактів до загального.

Правила підготовки тексту документа. При підготовці тексту документа слід дотримуватися таких правил.

1. Замінювати складні речення простими, що сприяє прискореному сприйняттю тексту документа.

2. Вживати стійкі (трафаретні) словосполучення, що виражають стандартні спектри змісту (з метою надання допомоги, у зв'язку з погіршенням стану, згідно з рішенням комісії ).

Наприклад, для висловлення мотивів, що пояснюють використання певної управлінської дії вживаються такі синтаксичні конструкції:

- у порядку обміном досвіду

- у порядку винятку...

- у зв'язку з вказівкою...

- у відповідності до попередньої домовленості...

- з метою подальшого співробітництва... Для висловлення прохання:

- Просимо...

Для нагадування:

- Нагадуємо Вам, що ...

- Незважаючи на багаторазові нагадування... Для підтвердження:

- Підтверджуємо...

- Універмаг «Дитячий світ» підтверджує...

Такі стійкі словосполучення й стандартні вирази полегшують сприйняття службового документа, а також увесь процес його складання, дозволяючи не витрачати час на пошуки формулювань.

3. Уживати синтаксичні конструкції типу:

- доводимо до Вашого відома,що...

- нагадуємо Вам, що...

- підтверджуємо з вдячністю...

- у порядку надання матеріальної допомоги...

4.Уживати інфінитивні конструкції:

- Створити комісію...

- Затвердити пропозицію...

- Попередити правління...

5. Уживати прямий порядок слів у реченні (підмет передує присудкові ) у тому випадку, коли логічний наголос падає на об'єкт дії. Вживати зворотний порядок слів (присудок передує підмету) тоді, коли логічний наголос гадає на саму дію.

6. У розпорядчих документах слід вживати дієслівні конструкції у формі наказового способу:

- Наказую...

- Пропоную...

7. Для чіткості висловлювання в простих реченнях вживається певний порядок розташування їх членів (означення мають передувати словам, вставні слова краще ставити на початку речення ).

8. З метою скорочення тексту можна вживати дієприслівникові звороти, за допомогою яких можна сформулювати причини, що викликали прийняття того чи іншого управлінського рішення. Дієприслівниковим зворотом треба починати, а не завершувати фразу. Наприклад: «Враховуючи ... Вважаючи ... Беручи до уваги ... Керуючись ... Розглянувши поданий до затвердження проект...»

9. Замінювати займенники іменниками.

10. Не вживати емоційних виразів.

11. Вживати складноскорочені слова й абревіатури, скорочення слів за загальними правилами: р-н., обл., канд. Філол. Наук.

12. Використати форми ввічливості за допомогою слів:

- Шановний...

- Високошановний...

- Вельмишановний...

- Високоповажний...

13. В управлінській документації не повинно бути особистого моменту (суб'єктивного ставлення до оцінки фактів, що констатуються у тексті документа). Тон службового документа - нейтральний.

14. Слід пам'ятати, що автором управлінського документа є юридична особа і через це його текст викладається від третьої особи. Наприклад:

фірма просить...

Дирекція клопочеться...

колегія ухвалила...

15. Від першої особи викладаються накази, заяви, службові листи, доповідні й пояснювальні записки, автобіографії.

16. Кожну нову думку в документі треба починати з абзацу. Текст складних документів (доповіді, інструкції, протоколи) поділяється на складові частини: розділи, пункти та підпункти.

17. Кожна складова частина нумерується арабськими цифрами з крапками.

Оформлення таблиць. Деякі особливості має оформлення таблиць.

Якщо в тексті наведено одну таблицю, то її не нумерують. Якщо таблиць декілька, то над таблицею пишеться слово «Таблиця» з порядковим номером (без знаку № ). Наприклад: «Таблиця 6 - Основні техніко-економічні показники діяльності підприємства». На всі таблиці повинне бути посилання в тексті документа.

Заголовок. Всі службові документи формату А4 незалежно від виду, змісту та значення документа повинні мати заголовок до тексту.

Без заголовків дозволено залишати лише документи на форматі А5 - телеграми, телефонограми, листи, довідки.

Заголовок формулює складач документа. В ньому коротко і точно відображується його основний зміст. Розміщується заголовок у лівому верхньому кутку документа під позначенням автора, номера, дати та виду, після всіх інших постійних реквізитів.

Цей реквізит відбиває головну ідею документа і, як правило, починається з прийменника «про» (про що йдеться в документі ).

Наприклад: «Про придбання факсимільної техніки», «Про надання приміщення в оренду».

Заголовок, полегшує реєстрацію, встановлення виконавця, контроль документа, пошук. Має бути лаконічним і точним, з максимальною повнотою розкривати зміст документа.

Друкується малими літерами через один міжрядковий інтервал. Обсяг заголовка не повинен перевищувати 5 рядків машинописного тексту з довжиною рядка в 28 друкованих знаків. Допускається продовження заголовка при його великому обсязі до межі правого поля документа.

Додаток. Досить часто службові документи мають додатки, які роз'яснюють, деталізують окремі питання основного документа.

Якщо документ має додатки згадувані в тексті або ті, що пояснюють його зміст, то відмітку про це оформляють за такою формою:

Додаток: на 5 арк. у 3 прим.

Якщо документ має додатки не зазначені в тексті, то їх назви необхідно перелічити із зазначенням кількості сторінок у кожному додатку й кількості їх примірників.

Додаток: Дислокація мережі їдалень на 2 арк. у 2 прим.

Якщо додатків кілька, вони перелічуються за назвами й нумеруються.

Використана література:

  1. Діловодство. Конспект лекцій / Упорядник.Сокирнив І.В. – К.-Хмельницький, 2000.

  2. Основи діловодства. – К., 2002.

  3. Словник-довідник з діловодства. – К., 2003.

  4. Глущик С.В., Дияк О.В., Шевчук С.В..Сучасні ділові папери:Навчальний посібник / Вид. 5-те, доп. і переробл. – К.:2005.-544 с.

  5. Шевчук С.В. Ділове мовлення. Молодий курс: Підручник. - К.: Література ЛТД, 2005. – 448 с.

  6. Діленко А.Н. Сучасне діловодство: Навч.посібник. – 5-те вид. – К.: Либідь,2006. – 384 с.

Похожие работы:

  • Затвердження та узгодження службових документів

    Курсовая работа >> Бухгалтерский учет и аудит
    ... прапоровим. 1.3 Вимоги до тексту службових документів Текст – центральний реквізит будь-якого документа. Це та структурна ... . Молдованов М.І., Сидорова Г.М. Сучасний діловий документ. – К.: Техніка, 1992. Основи діловодства. – К., 2002. Словник ...
  • Діловий текст. Його редагування та виправлення

    Курсовая работа >> Иностранный язык
    ... речення.[1]. Додаткові відомості в текстах службових документів. У деяких видах документів зустрічаються доповнення до ... якість службового документа безпосередньо впливає на характер і результати цієї діяльності. Основа редагування - робота з текстом. Текст ...
  • Видавничий процес як основа видавничої діяльності

    Реферат >> Журналистика
    ... , як основа видавничої діяльності Основу видавничої діяльності складає видавничий процес, який включа ... шрифтів основного, допоміжного, службового текстів, заголовків, а також різномані ... є після одержання редактором первинних документів від автора. Адже чим ...
  • Основи теорії держави і права

    Реферат >> Государство и право
    ... в іншу місцевість, при службових відрядженнях, за зношування інструментів, ... інші не застережені виправлення, документи, текст яких неможливо прочитати (інші правила дивись ... ії, виправляє допущені помилки. РОЗДІЛ X. ОСНОВИ ЕКОЛОГІЧНОГО ПРАВА. Тема 1. Загальна ...
  • Основи аудиту

    Учебное пособие >> Бухгалтерский учет и аудит
    ... брати за основу найважливіші показники, які характеризують ... та звітності службовими особами і кері ... 6.1 графічні; 6.2 табличні; 6.3 текстові; 6.4 комбіновані. 3) за призначенням: ... ведення робочих документів. Як правило, робочі документи можуть надаватися ...
  • Документи в інформаційно-аналітичній діяльності

    Курсовая работа >> Менеджмент
    ... обробки. Його основу становить огляд [19]. Огляд — це текст, який містить ... також за будь-яким терміном з тексту (крім службових слів). Результати пошуку ... якої є документ, його частина чи сукупність документів, що описують будь-який документ (документи ...
  • Основи стандартизації та сертифікації

    Учебное пособие >> Промышленность, производство
    ... ється достатньо стабільним документів, який може служити як основа для проектування відповідних ... ться в ухваленні однією організацією тексту стандарту, розробленого іншою організац ... . Зважаючи на цю інформацію, службова особа, яка відповідає за навчання, орган ...
  • Основи історії України

    Учебное пособие >> История
    ... ів'я, приказки та ін.; 5) писемні джерела, які є основою історичних знань. Писемні джерела можна ... що оригінал документу до нас не дійшов: текст був підроблений ... приватно-спадковій (тобто незалежній від службового становища) і тимчасово-умовній (коли земл ...
  • Реєстрація, розподіл, засвідчення документів. Контроль за їх виконанням

    Контрольная работа >> Бухгалтерский учет и аудит
    ... реєстрації документів, а також встановленні термінів виконання документів, які передаються ... Якщо службовий документ потребує негайного виконання, передача тексту документа може ... 2001. - 184 с. 6. Кульицький С. П. Основи організації інформаційної діяльност ...
  • Спічрайтер як вид референтської діяльності

    Курсовая работа >> Бухгалтерский учет и аудит
    ... основа спічрайтерства 2.1 Вимоги до оформлення службових документів спічрайтером 2.2 Оформлення службового листа ... характерним стиль цього тексту особистості виступаючого, як може сприйняти зм ... ідальність за: 5.1. Якість текстів, поданих керівнику підпри ...